Things 3 – A legjobb GTD szoftver Apple környezetben
Tartalom
- Előzmények
- Első tapasztalatok
- TOP 5 kedvenc feature – Többek között ezekért imádom megnyitni minden alkalommal
- Összefoglaló
Előzmények
Számos feladatkezelő alkalmazást kipróbáltam az elmúlt kb 10 évben. Volt amit hosszú évekig használtam teljes megelégedéssel, ez volt a Todoist. Nagyon szerettem, kiváló funkciókat tud, azonban az nem volt nekem való, és erre csak több éves használat után jöttem rá.
Ha minden rendben volt a Todoist -túl, akkor miért próbáltam új szoftvert ugyanarra a feladatra?
1. Folyamatosan keresem az újat függetlenül attól, hogy mennyire vagyok elégedett a jelenlegivel! (Ez igaz, nagyjából mindenre az életemben!)
2. A Todoist esetén a GTD tökéletes elsajátítása felé vezető úton az első nehezen leküzdhető akadály számomra a heti áttekintés (weekly review) volt. Ez volt az első olyan kulcsfontosságú folyamat amit akárhányszor megpróbáltam, kb 5-10 perc elteltével éreztem, hogy nekem ehhez a világon semmi kedvem. Mindennel próbálkoztam, beleértve a környezeten szint zen-állapotú kialakításától kezdve, a megfelelő playlist összerakásán át tényleg szinte mindennel. Azonban minden próbálkozás ellenére, már előzőnap volt egy rossz érzés benne, hogy “nincs mese, holnap meg kell csinálnom”. Vártam azt a pontot amikor ez a folyamat (mint pl.: a rögzítés) teljesen készség szinten lesz, és eszembe se jut rajta gondolkodni, mert már reflexként működik. Azonban csak nem akart eljönni ez a pillanat, és a legjobban az zavart, hogy nem bírtam rájönni miért nem? (Beszéltem olyanokkal, akik akkor már több éve jól kialakított GTD rendszert vezettek, és annyit mondtak hogy “légy türelmes, mert ennél is ki fog alakulni ha elégszer csinálom”. )
Néha több, néha kevesebb türelemmel, de minden héten nekiálltam a heti áttekintésnek és közel minden héten kudarc élményként csapódott le. Ennek azért 1-1,5 év után már megvoltak a negatív hatásai, amikor már 3-4 nap után káosz szintű állapotok uralkodtak a rendszeremben. Ezt a káoszt rendszeres időközönként felszámoltam, de sok időt és még több energiát igényelt minden egyes alkalom, ami azért elég távol van a hatékonytól! A végcél viszont a hatékonyság növelése, és nem “utálatos szokások felvétele” volt, így volt bennem némi disszonancia, mert egyébként amikor végigverekedtem magam a heti áttekintése, utána sokkal nyugodtabb és összeszedettebb voltam.
Érdekes, így visszagondolva, mekkora hatékonyságnövelést eredményezett a GTD+Todoist kombó, hogy képes voltam rendszeresen rávenni magam egy olyan tevékenységre amihez egyáltalán nem volt kedvem és ezen felül sokszor stresszt okozott számomra amíg tartott.
De kitartottam! Hittem a tapasztaltabb GTD felhasználóknak, és hittem, hogy ez is készség szintre fog emelkedni!
Nagyjából ebben az időszakban döntöttem el, hogy adok egy esélyt a Things 3 -nak. Számomra nem volt egyáltalán probléma, hogy csak Apple ökoszisztémán belül lehet használni, mert nincs más használatban se privát se céges szinten. Az elérhető funkciók tekintetében bőven vannak eltérések, és bár mind a kettő applikáció GTD -re tökéletesen használható, eltérő közönségnek készült eltérő felhasználási metodikára (de erről egy kicsit később).
Így nem maradt más hátra mint, hogy letöltöttem a Mac -re elérhető trial verziót és elkezdtem “belakni”, amikor is egy új világ kezdett megnyílni előttem!
Első tapasztalatok
Teljes döbbenet, hogy mennyire jól néz ki maga a kezelőfelület! Nyilván most biztos meglepődsz, és azt mondod, hogy “Kit érdekel hogyan néz ki egy feladatkezelő?! Nem ettől függ a hatásossága!”, amivel nagyon sokáig akár egyet is értettem volna. Egészen addig a pillanatig amíg meg nem láttam a Things 3 felületét és el nem kezdtem használni!
Fogalmam sincs miként tudták ilyen jól kitalálni a színeket, a sorok közötti távolságot és a többi UI és UX megoldást amit most nem sorolnék fel, mert nagyon hosszú lenne a lista. De a tény az tény marad: elképesztően jól használható Mac -en, iPhone -on és iPad -en is a Things 3 ami elsősorban a példaértékű UI/UX kivitelezés eredménye.
Na de mit jelent ez a gyakorlatban?
Ahogy már korábban mondtam számomra a heti áttekintés mint folyamat egyszerűen sehogy sem akart könnyedén és élvezetesen menni. Ebben segített (legnagyobb meglepetésemre!) a Things 3 felülete és funkciói, mert ezzel a több mint 100 projectemet könnyedén áttekintem és ha kell finomhangolom a szükséges következő lépését. De olyan erőteljesen és radikálisan változtatta meg a “basszus, megint heti áttekintést kell csinálnom” hozzáállást/érzést arra hogy “heti áttekintés, alig vártam”, mintha egy lámpát kapcsoltak volna fel egy sötét szobában!
Ez egy akkora löketet adott a saját GTD rendszerem, és ezáltal a tényleges stresszmentes hatékonyság felé vezető utamon, hogy az a lendület azóta is tart, pedig ez közel 4 éve történt.
Az évek alatt összegyűjtött tapasztalatot igyekszem a lehető legrészletesebben átadni egy kurzus formájában, annak akit érdekel!
TOP 5 kedvenc feature – Többek között ezekért imádom megnyitni minden alkalommal
Körültekintő fejlesztés – Nincs esztelen funkció áradat
Ez tipikusan azon applikációk közé tartozik amik nincsenek telezsúfolva funkciókkal, mondván “mindenki azt használ belőle amit akar” hanem eldöntötték, hogy pontosan miként épüljön fel és ezen nem fognak egy új funkció kedvéért változtatni. Ez többek között azért is fontos számomra, mert egyik frissítés sem fogja azt eredményezni, hogy drasztikusan megváltozik a kezelőfelület és/vagy annyi új funkció lesz, hogy szinte újra kell tanulni a programot. Nagyon körültekintő fejlesztői csapat áll a Things 3 mögött, ami – az akkor már több mint 5 éve tartó – Evernote használat után egy igazi felüdülés volt.
Így vannak olyan évek óta húzódó funkció kérelmek amiket még mindig nem építettek bele, pedig felhasználói igény van rá. Ilyen pl.: fájl csatolási lehetőség. Ezt jó pár éve kérik rendszeresen a social media csatornáikon, de ennek egyelőre még nem tettek eleget.
Az számomra egyáltalán nem probléma, hogy nincs fájl csatolási lehetőség, mert megvannak azok a helyek ahol tárolom a különböző fájljaimat, így minden esetben egy linket adok hozzá a megfelelő feladathoz.
Továbbá folyamatosan követik az iOS, Mac OS, iPad OS, Watch OS rendszerek alap funkcióit, mint pl.: widgets, shortcuts, stb és szinte azonnal integrálják ezeket a lehetőségeket is.
Illetve én egyetlen egyszer éreztem azt, hogy azért mert nem jön hetente új funkció és nincs 4 naponta update, ezért a felhasználók el lennének hanyagolva. Sőt! Bármilyen kérdésre/kérésre nagyon gyorsan reagálnak készségesen (az esetek nagy számában készségesen, sajnos erre tudnék ellenpéldákat is mondani).
Nagyon nagy 3D Touch “rajongó” voltam amíg volt, és amikor ez megjelent az iPhone -okon, akkor szinte azonnal elérhető lett a Things 3 -ban ez a lehetőség, hogy a főképernyőről lehessen létrehozni gyorsan feladatokat.
Amikor elérhetővé váltak a widgetek Mac OS -en, akkor szinte azonnal elérhető volt, ahogy a Mac OS is, és ez volt az iPad esetén a Stage Manager -rel is, és még folytathatnám a sort.
Ezeken felül is folyamatosan kommunikálják a változásokat, hogy azok mindenki számára teljesen egyértelműek legyenek!
Viszont olyan kommunikációjuk van, hogy attól eldobom az agyam, mert annyira felhasználó központú amennyire csak lehet! Ezt igazolja a support oldal is, ahol a lehető legáttekinthetőbb módon van leírva minden funkció egy helyen Mac illetve iPhone és iPad platformokhoz rövid videókkal megtűzdelve. Pont amennyi kell, se több se kevesebb!
Ami még számomra egy fontos kérdés volt, hogy vajon mennyi eltérés lesz az egyes platformokra szánt verziók között? 99,9% -ban ugyanazt tudja a Mac és iPhone és iPad verziók. Amik vannak különbségek azok az adott eszközön futtatott rendszer vagy maga az eszköz sajátosságaiból fakadnak.
Kereső – Nem csak gyors, hanem jól felszerelt is
Elképesztően fontos egy feladatkezelő alkalmazásban, hogy a kereső megfelelő találatokat adjon az adott keresésre és ezt lehetőleg minél gyorsabban. Ez az elvárás magasan teljesítve van, mert a keresőbe bármit írok gyakorlatilag azonnal adja a találatokat. Itt viszont továbbment a fejlesztőcsapat, mert vannak olyan keresési kifejezések amik más-más dimenzióban listázzák ki a feladatokat és projecteket.
Ilyen például a Deadlines vagy a Logged Projects és a Repeating is többek között, amik a keresést, de főként a feladatok és projectek áttekintését teszi elképesztően gyorssá és hatékonnyá! Pont annyi és pont olyan lehetőségek vannak amikre szükség van!
Van az úgynevezett “gyorskereső”, de azontúl van lehetőség “részletes keresésre” is, és abban az esetben kiemelve mutatja a kilistázott találatok között az adott keresőszót!
A feladatoknak és a projecteknek lehet leírása ami adott esetben akár több oldalnyi szöveg, és vannak olyan esetek amikor egy-egy feladatban kell megtalálnom egy adott információt, ebben az esetben van lehetőség arra, hogy csak az adott feladat leírásában keressek. Ahogy mondtam: pont annyit amennyire szükség van a mindennapokban!
GTD rendszerre szabva
Az az alapvetően felosztása az oldalsó “főmenünek” illetve magának a Things -nek is, hogy minden feladat Today (ma), Anytime (bármikor), Someday (valamikor) vagy már el van végezve és akkor Logbook -ban található. Ezen felül egy áttekinthető listában az összes projectem, amiket felelősségi kör (vagy bármi más) alapján csoportosítani, ezzel is növelve az áttekinthetőséget. Amikor 5-10 projectje van az embernek akkor (1. még nem használ GTD -t, 2.) ennek az előnye még annyira nem mutatkozik meg, de amikor 60-70-100 project lesz a rendszerben, akkor már szinte elengedhetetlen az áttekinthetőség.
További (projecteken átívelő) kategorizálási megoldás a Tags (címkék) használata, amit ismét rendkívül észszerűen oldottak meg. Így lehetőség nyílik olyan “listákat” is készíteni amiknek a feladatai között látszólag nincs összefüggés. Ilyen például egy “fel kell hívnom” lista, ami egyaránt van a személyes és a munkahelyi feladataim között, sőt még ezen két csoporton belül is szinte minden esetben eltérő projectekben vannak ezek a feladatok
Azonban amikor van 20 percem és olyan környezetben vagyok, hogy tudok nyugodtan telefonálni, akkor egy ilyen lista maga az áldás, mert számos telefonhívást el tudok intézni ebben a rövidnek tűnő idősávban. (Ha még nem ismered a GTD rendszerét, akkor ajánlom egy korábbi írásomat a témában ahol megtalálsz minden szükséges linket az első lépésekhez! :) )
Alapvetően semmi újító nincs abban, hogy címkékkel lehet ellátni feladatokat, az azonban már viszonylag ritka, hogy ez nem túlbonyolítva vagy a végletekig leegyszerűsítve érhető el. Magában a Mac OS / Finder -ben is használom a címkeket, és mivel nincs túlbonyolítva ezért tényleg könnyen és egyszerűen használható, viszont ott vannak lehetőségek amik azért hiányoznak. Magával a címkek használatával kapcsolatban nekem az a tapasztalatom, hogy inkább legyen egyszerűbb és hiányozzanak lehetőségek, mint telis tele legyen zsúfolva mindenféle lehetőséggel. A túlzsúfoltság, a lehetőségek tekintetében, a címkék használata közben főként azoknak a power-usereknek nyújt segítséget akiknek valami miatt szükséges a mélyebb kategorizálási lehetőségek. Azonban minden másnak véleményem szerint csak egy plusz zavaró tényező, ami egy hatékonyságot növelő szoftver esetén nem túl optimális.
Markdown – Szép, szerkesztett szöveg mind felett
A markdown is egy régóta várt funkció volt, amit néhány éve meg is kaptunk nagyon örömünkre! Aki ismeri, az szinte biztos, hogy használja is, és aki használja pontosan tudja mennyire gyorsan lehet vele szöveget szerkeszteni amit utána számos más helyen is fel lehet használni (ha úgy kívánja a helyzet), mert nagyon sok szerkesztő képes kezelni ezt a szerkesztési metódust.
Amikor bonyolult és összetett feladathoz tartozó információkat kell feltüntetni, akkor ez szinte felbecsülhetetlen lehetőség, hogy nem egy sima szerkesztetlen szöveget kell olvasni. Ez igaz a projectekre és a feladatokra egyaránt, hogy a leírását lehet markdown -nal szerkeszteni.
Ennek az előnye akkor érezhető igazán amikor valami sokáig tartó és/vagy bonyolult feladatokról van szó, de természetesen rövid feladatok esetén is alkalmazható! :)
Rögzítés – Minden eszközön egyszerű, gyors és kényelmes
Ez egy sarkalatos pont az feladatkezelő applikációk világában, mert egyáltalán nem mindegy hány kattintásból/lépésből tudsz akár egy hirtelen jött ötletet akár egy emailben lévő szöveget rögzíteni. Vannak akiknél elképesztően túl van bonyolítva a rögzítés folyamat, és éppen ezért az ember nem szívesen használja minden esetben, márpedig ha nem mindent rögzítesz akkor szinte semmit se rögzítesz és nem fogod tudni megőrizni a kontrollt a feladataid felett. (Erről részletesebben a GTD könyvben olvashatsz)
Nem véletlen az egyik kedvenc funkcióm a rögzítésre létrehozott lehetőségek, mert tényleg zseniálisan oldották meg!
Az igazsághoz hozzátartozik, hogy a Todoist ebben elképesztően erős (ha nem ebben legerősebb), és nagyon magasra tette a lécet azzal ahogy a gyors rögzítést oldotta meg. A Things 3 esetén egy fokkal “puritánabb” a helyzet, mert nem támogatja a natural language -et, csak a due date és deadline esetén. Ezt meg kellett szoknom több évnyi Todoist után, de közel sem érzek hiányt, hogy ez a lehetőség azóta már nem áll rendelkezésemre!
De mivel a dátum megadásnál működik így egyáltalán nem volt probléma ezt megszokni. Azt már sokkal-sokkal nehezebb lett volna, ha a dátumok megadásánál nincs arra lehetőségem hogy pl.: “next week”, “10d” (10 nap múlva) stb. Mivel adható meg due date vagyis, hogy mikor akarok foglalkozni azzal az adott feladattal, és emellett van lehetőség megadni deadline -t is ami (ahogy a neve is mutatja) remek lehetőség a határidő rögzítésére. Ennek a logikának a kezelése és megjelenítése remekül meg van oldva a Things 3 -ban, így nagyon egyszerűen beállítható egy-egy feladat úgy, hogy tényleg akkor legyen szem előtt amikor kell és ezzel az is biztosítva van, hogy ne legyen semmi elfelejtve (vagy ha mégis látod hány nap csúszásban vagy! :) )
Összefoglaló
Tényleg csak dióhéjban és jóformán csak az “első tapasztalatokat” szedtem össze, mert alapvetően elég sokáig lehet erről beszélni. Főként ha ismered a GTD világát, akkor azonnal egyértelművé válik a Things 3 felépítése és működése!
Ha maga a GTD is és Things 3 is teljesen új számodra, akkor a GTD könyvön felül a Cultured Code nagyon rövid leírását is ajánlom a figyelmedbe ahol tényleg nagyon röviden leírják, hogy ők miként ajánlják a használatot.
Én személy szerint mindenkinek ajánlom akik egy olyan feladatkezelő alkalmazást akarnak használni aminek nincs előfizetési díja (csak egyszer kell megvenni minden platformra külön az appot és kész), és nagyon egyszerű használni. A puding próbája az evés -ahogy tartja a mondás-, ezért ha éppen keresel egy új eszközt amivel kordában tarthatod a feladataidat, vagy csak egyszerűen úgy érzed ez számodra is növelheti a hatékonyságot, akkor azt javasolom PRÓBÁLD KI!
Sajnos próba verzió csak Mac -re érhető el és iOS illetve iPad OS rendszerekre nem, ezért ha Mac -en nem használnád akkor sajnos ingyenesen nem tudod majd górcső alá venni!
Ha bármilyen kérdésed lenne az itt leírtakkal kapcsolatban, akkor ne tartsd magadban és tedd fel komment formájában! :)